تعتمد مؤسسات وھیئات القطاع العام والخاص على نظام یدوي تقلیدي في قید ومتابعة ومعالجة البرید الوارد والصادر،
مما یترتب على ذلك مشاكل عدة كفقدان المعاملات وتراكمھا وعدم القدرة على المتابعة الفعّالة، علاوة على التكالیف
المادیة والمدة الزمنیة التي قد تستغرقھا ھذه العملیة.
یقدم نظام المراسلات الإلكترونیة حل جذریا لمشاكل ضیاع المعاملات والوثائق والرسائل الورقیة المھمة في المؤسسة
مما یسھل العمل ویختصر الوقت والجھد المبذولین.
یعد نظام المراسلات الإلكترونیة أحد أكثر الحلول شمولیة وكفاءة في أتمتھ عملیات قید ومتابعة البرید الوارد والصادر
وأرشفتھ إلكترونیا عبر السحب الالي من (الماسح الضوئي Scanner (وإجراء التقاریر والتحلیلات وغیرھا من ً
القراءات الھامة والضروریة.
حیث یقوم بتسجیل المعاملات َ الواردة من الجھات الخارجیة (الوارد العام) بجمیع أنواعه (العادي والفاكس، …الخ)
وكذلك تسجيل المعاملات التي تنشؤھا الجھات الداخلیة و َ متابعة حركات الإحالة و َ الاستعلام والتصدير لتلك المعاملات
الى ان یتم إنھاؤھا سواء َ بالحفظ أو كصادر عام. كما یتیح النظام مجموعة من الاستعلامات و التقارير والاحصائيات التي تساعد
في الرقابة و متابعة إنجاز العمل على كافة المستویات.
